Marad a home office, de elengedhetetlen a vállalatok távmunka stratégiájának kialakítása
Interjú Kápolnás Verával

Judit Hári profil image
Kápolnás Vera portéja

Kápolnás Vera az OFFICE@HOME alapítója, tanácsadó és tréner

Hagyományos multinacionális vállalatoknál eltöltött több éves időszakot követően tizenöt évet dolgozott - alkalmazottként – otthonról. Ez alatt az idő alatt európai és Európán kívüli remote csapatokat vezetett – szintén home office-ból.

Az elmúlt években az OFFICE@HOME projekt keretében tapasztalatait felhasználva segít vállalatoknak a home office bevezetésében és hatékony működtetésében, illetve a hatékony otthoni munkavégzéshez és home office csapatok vezetéséhez elengedhetetlenül szükséges „soft-skill”-ek fejlesztését tréning, illetve workshop formában biztosítja cégek és magánszemélyek részére egyaránt.

Az idei év egyik legnagyobb kihívása a munkáltatók számára a távmunka bevezetése és hatékony alkalmazása volt. Mit tapasztaltál az elmúlt időszakban, fenntartható rendszert sikerült kialakítaniuk a vállalatoknak?

Tavasszal a hirtelen jött home office bevezetés miatt elég komoly fejtörést okozott a cégek jó részének, hogy hogyan szervezzék át a munkahelyi folyamataikat, hogyan felügyeljék távolról a munkát. Az új helyzet – különösen azoknál a vállalatoknál, ahol nem volt korábban home office- a munkavállalók számára egyrészről megoldást hozott a COVID miatti bizonytalanság kezelésére, másrészt viszont sok esetben nagy frusztrációt okozott. Összeségében viszont elmondható, hogy a többség gyorsan megbarátkozott a megváltozott körülményekkel és a kezdeti fejetlenség után egyre komfortosabban érzik magukat otthon az emberek.

A munkahelyi kapcsolatokra, csapatmunkára szintén vegyes hatással volt ez a változás. Kezdetben nem ritkán még többet is dolgoztak az emberek otthonról, mint amennyit az irodában szoktak, viszont a megnövekedett feladatok, a nehezebb kommunikáció miatt a nyárra sokan elfáradtak, így az otthoni munkavégzés lendülete mostanra mérséklődni látszik.

Nehézséget okozhat, hogy kihívást jelent megfelelő fókuszáltság megteremtése az otthoni közegben, illetve a távoli kommunikáció is kiemelten problémás terület. A vállalatok vezetősége sok esetben tapasztalja, hogy a folyamatok, a döntéshozatal lelassult, a vezetők nincsenek felvértezve a távoli csapatvezetés eszköztárával. Ez gyakran felerősíti a bizonytalanságot és a bizalmatlanságot a vezetők körében. Az is érzékelhető, hogy szociális kapcsolatok hiányában az alkalmazottak motivációja és elköteleződése is csökkenhet – bár egyre inkább ragaszkodnak az otthoni munkavégzés lehetőségéhez - ha nem is állandóan, de időszakosan mindenképp szeretnék hosszútávon is élvezni a kötetlen(ebb) munkavégzés előnyeit.

Azt látjuk, az ősz beköszöntével, ahogy a gyerekek visszatértek az iskolába számos munkahely igyekszik visszaterelni a dolgozóit az irodákba. Szerinted mennyire sikeres ez a törekvés?

Várható volt, hogy az átmeneti időszak után szeptemberben már megkezdődik ez a folyamat. Különösen azok a cégek kezdték el már a nyár közepén a visszarendeződést, akik hosszútávon nem szeretnék a home office működést bevezetni a hétköznapi működési keretek közé. Érdekes látni, hogy – bár csak pár hónap telt el otthoni munkával - az emberek annyira hozzászoktak a home office-hoz, hogy nehezen térnek vissza az irodai környezetbe.

A home office lehetősége sok munkavállaló életében jelentős változást hozott. Sokan költöztek az elmúlt hónapokban az agglomerációba feladva ezzel sokszor a jóval magasabb árú belvárosi albérleteket, különösen a fiatalok utaztak vissza a #maradjotthon időszakában a vidéki családi házba. Számukra a jövőben a visszatérés idején döntő tényező lesz, hogy pontosan hányszor és milyen távolságból kell bejárni a munkahelyre.

Ezért érthető módon konkrétumokat várnak a munkáltatóktól, kiszámíthatóságot és egyértelmű kommunikációt.

Mi volt a stratégiájuk a vállalatoknak, hogyan határozták meg a távmunkában tölthető napok számát?

A nyári időszakban volt olyan cég, aki előírta, hogy a munkavállalók bizonyos százalékának kötelező bent lenni az irodában, volt, aki szabad kezet adott a dolgozóinak és fakultatívvá tette a bejárást – számos vállalat pedig az év végéig nem is tervezi újraindítani az irodai életet. A COVID újbóli fellángolásával jelenleg sok helyen maximalizálják az irodában tartózkodók számát, hogy minimálisra csökkentsék a fertőzés esélyét, illetve A hét-B hét módszerrel minimalizálják az egészségügyi kockázatot és törekszenek az üzletfolytonosság fenntartására.

grafikon a távmunkában dolgozok arányáról a foglalkotatottatok belül

Mi a véleményed a hibrid módszerekről, az irodai jelenlét és a távmunka kombinációjáról?

Véleményem szerint a frissen bevezetett hibrid modellek esetén még egy jó darabig nagy szükség van arra, hogy minden dolgozó legalább egy héten egyszer fizikálisan is megjelenjen az irodában és részt vegyen például a heti csapatmeetingen. Ez javítja a munkamorált, a csapat dinamikáját is, és így lecsökkenthető a hirtelen jött szabadság rugalmasságából eredő esetleges nehézségek száma.

Az irodai környezet is idővel alkalmazkodni fog az újonnan felmerülő igényekhez. A dolgozók biztonságérzetét növeli a higiéniás eszközök elhelyezése, az előírások kommunikálása, a gyakori fertőtlenítés. Továbbá a megfelelő távolságtartás biztosítása miatt szükséges lehet a munkaállomások átszervezése is.

Ahhoz, hogy a távmunka alkalmas kiegészítője legyen az irodai munkavégzésnek, elengedhetetlen, hogy digitális megoldásokat is alkalmazzon a cég a hibrid munkarend működtetéséhez.

Hogy látod hosszútávon a home office szerepét?

A home office jellege a korábbi gyakorlatokhoz képest jelentősen meg fog változni a jövőben. Míg korábban az otthoni munkavégzés lehetőséget jelentett az önálló, elmélyülést igénylő feladatok esetében, vagy kritikus egyéni élethelyzetekben jelentett megoldást az alternatív munkavégzésre, ma a legfőbb feladat a távolról dolgozók munkájának integrálása a mindennapi, operatív működésbe. Amíg korábban sok vállalatnál jutalomnak, kiváltságnak számított az otthoni munkavégzés, addig ma már ez elvárás a munkavállalók részéről.

A COVID-dal bevezetett home office esetében viszont számos rossz gyakorlat is kialakult az otthoni munkavégzés kapcsán mind munkatársi mind vezetői oldalon, ezért mindenképpen fontos a vállalat home office stratégiájának kialakítása és megfelelő kommunikálása, a munkatársak felkészítése. Ehhez elengedhetetlen az elmúlt hónapok tapasztalatainak megismerése, a nehézségek és kihívások felmérése. Adatokkal felvértezve tud csak a vállalat valódi, a saját vállalati kultúrájára szabott keretrendszert kialakítani, amit támogat a vezetők teljes köre és elfogadható munkavégzési alternatíva a munkatársak számára.

Az irodateret a jövőben a vállalatok véleményem szerint sokkal tudatosabban fogják használni: számos cég tervezi, hogy kisebb irodára vált, és a hot desking módszer alkalmazásával kívánják beosztani az irodában dolgozók munkarendjét. A költségcsökkentés másik módja az iroda agglomerációba költözése, ami több vállalatnál is felmerült hosszútávú megoldásként.

Mielőtt kialakítaná egy cég a saját home office protokollját, milyen kérdéseket érdemes átgondolnia?

Először is azonosítani kell a kulcsproblémákat, amik nehézséget okoznak a szervezeten belül. Meg kell tervezni az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközöket, akár fizikai, akár digitális támogató eszközről legyen szó. Fel kell mérni, kik azok a dolgozók, akiknek rendelkezésre kell állni az irodában, és kik azok, akik otthon is tudnak dolgozni, a csapatok és társosztályok együttműködésének is zökkenőmentességének hatékonnyá kell válnia. A COVID alatt másfélszeresére nőtt az emailek, megbeszélések száma, ezért mindenképpen ki kell alakítani egy kommunikációs protokollt is, ami támogatja a hibrid működést.

Amennyiben szívesen tájékozódnál a témában vagy segítséget kérnél a home office bevezetésével, hatékonyabbá tételével, a vezetők és munkatársak felkészítésével kapcsolatban, látogass el a http://officeathome.net weboldalra.

Are you lost in the proptech news and office trends?

Don't worry, we will keep you updated if you sign up here:
Valid.
Please fill out this field.
Please fill out this field.

Our Partners

Dome Facility Services Group logo Haas & Schmidt Lighting logo Irodakereso.hu logo Kinnarps logo Tungsram smart solution logo