Vállalati kommunikáció szerepe az irodába történő visszatérés után

Invensol logo
Fiatal irodai dolgozó előadást tart egy tábla előtt a munkatárainak

Az idei év sok mindenre, mindenkire hatott sokkolóan. A COVID -19 vírus miatt kialakult helyzet mind a munkavállalókat, mind a munkáltatókat megviselte lelkileg. A munkahelyeken gyors, radikális változásokra volt szükség, hogy mindenki továbbra is biztonságosan láthassa el a feladatait.

A cégvezetőknek, a munkáltatóknak gyorsan és hatékonyan kellett döntést hozniuk, hiszen a kialakult helyzet nem mehetett a termelékenység rovására. A munkavállalóknak pedig szintén alkalmazkodniuk kellett a kialakult helyzethez. A cégeknek sok mindent át kellett szervezniük, a kialakult vírushelyzethez rugalmasan kellett alkalmazkodniuk, hiszen sokan váltottak távmunkára, amelyet a kényszerűség szült.

Azonban a vezetők részéről a tiszta és világos vállalati kommunikáció egyfajta biztonságot nyújtott a munkavállalók részére ebben a bizonytalan és válságos helyzetben. Sok ember számára ugyanis a munkáltató jelentette azt a stabil pontot, amelyet az élet más területein egy rövidebb időre elveszítettek. Az alkalmazottak egyrészt a munkáltatójuktól kaptak releváns információkat, másrészt az irányukból érkező érthető kommunikáció segítette őket a világban zajló történések megértésében és a munkahelyi változásokat is jobban el tudták így fogadni.

Ahogy az országok alkalmazkodtak a megváltozott helyzethez és stratégiákat dolgoztak ki – megfelelő védekezés, távolságtartás, biztonságos protokollok kidolgozása – úgy egyre több vállalat döntött úgy, hogy a munkavállalókat nem távmunkában foglalkoztatja tovább. A vállalaton belüli, azaz a belső kommunikációnak most még fontosabb szerepe van, mint korábban, hiszen lényeges, hogy megértessék az alkalmazottakkal a munkahelyre történő visszatérés új irányelveit és azok fontosságát. A vezetők egyik központi feladata, hogy kommunikáljanak a munkavállalókkal, hogy a munkába való visszatérés sikeres és zökkenőmentes legyen.

A munkáltató felelős magatartása elengedhetetlen

Ahhoz, hogy a munkába való visszatérés problémamentes legyen, a munkáltatóknak felelős magatartást szükséges tanúsítani, ezt pedig csakis egy jól strukturált, megfelelő kommunikációval lehet elérni. A vezető által vázolt biztonsági intézkedések és a világos, mindenki számára érthető magyarázat nyugalmat kelt az alkalmazottakban. A biztonságérzet pedig elengedhetetlen a hatékony munkavégzéshez.

A munkáltató egyik kiemelt feladata, hogy megszüntesse, csökkentse a munkába való visszatéréssel összefüggő aggodalmakat, illetve alternatív megoldásokat találjon a kiemelt esetekben, például egy krónikus betegséggel küzdő munkavállaló esetében. A munkáltatónak az egyenlőtlenségeket is sikeresen kell kezelni, hiszen egyrészt nem minden alkalmazott ugyanúgy áll a kialakult vírushelyzethez, a munkába való visszatéréshez, így a vezetőknek a pszichológiai tényezőkkel is sikeresen kell megbirkózniuk. A vezető viselkedése, pozitív hozzáállása a munkavállalókban is pozitív benyomást kelt.

Változásmenedzsment, azaz felkészítés és felkészülés a változásra

Az alkalmazottak megnyugtatását követően, a munkáltatóknak az új terveket és irányelveket is vázolnia kell. A munkáltatói üzenetet mindenkihez el kell juttatni. A világos és mindenki számára érthető kommunikációhoz azonban megfelelő csatornákra is szükség van. A tervek érthető bemutatása lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak megértsék, hogy miért is van szükség bizonyos intézkedésekre, miért kell nekik is rugalmasan alkalmazkodni az új helyzethez és azzal is tisztában kell lenniük, hogy panaszaikkal, kérdéseikkel kihez fordulhatnak. A cégvezetők általában a HR-re bízzák ezeknek a kérdéseknek a megválaszolását.

A dolgozóknak nem csak a munka változásaival kapcsolatos irányelveket kell megismerniük, hanem fel kell őket világosítani – az esetlegesen újbóli – home office szükségességéről, a fizetett szabadságokról és egyéb ellátásokról is.

Maszkos irodai dolgozók könyök-összeérintéssel üdvözlik egymás

Felmérések, munkatársak aktív bevonása

Azoknál a cégeknél pozitívabb a kollégák és a munkavállalók hozzáállása a kialakult új körülményhez, ahol a dolgozók ötleteit és javaslatait is figyelembe veszik a munkába történő visszatéréssel kapcsolatban. A munkavállalók ötletei és hasznos meglátásai segítenek a vállalati kultúra fejlesztésében.

A belső kommunikáció szerves része az is, hogy a vezetők felmérjék azt, hogy a munkavállalók hogyan látják az irodába történő visszatérést, ezzel kapcsolatban milyen ötleteik vannak, és a belső kommunikáció segít leszűrni az egyik legfontosabb tényezőt, azaz a közhangulatot. Az alkalmazottak visszajelzései nagyon sok döntéshez adnak útmutatót.

A bizalom, amit újra kell építeni és erősíteni is szükséges

A cikk elején szó volt arról, hogy azok a munkavállalók talán könnyebben térnek vissza az irodába, akik megbíznak a vezetőjükben és a vezető informálja őket a legfrissebb hírekről. Ez a hozzáállás egyfajta bizalmi kapcsolatot is feltételez a vezetők és alkalmazottak között. Fontos, hogy lehetőségük legyen megbeszélni a vírushelyzet miatti veszteségeket, az érzelmi hatásokat és segítséget kérni azok feldolgozásához. A világos kommunikáció nem pusztán a bizalom erősítésében segít, de még a teljesítmény fokozását is megtámogatja.

A vállalati kultúra meghatározó szerepe

Tehát az új vállalati kultúra létrehozásában és formálásában az alkalmazottaknak is aktív szerepet kell vállalniuk. A vezetőknek fel kell ismerni annak fontosságát, hogy a munkavállalók is részt vegyenek az új vállalati kultúra létrejöttében, illetve minden támogatást meg kell adniuk az alkalmazottaknak az új helyzet elfogadásához és az újra beilleszkedéshez.

A kedvező munkahelyi légkör kialakítása, a bizonytalanság csökkentése

A vírushelyzet akár még egy munkahelyen is egymás ellen fordíthatja az embereket. Elég egy apró köhintés és máris lehet az alkalmazottaknak oka a negatív hangulatkeltésre, a pletykák terjesztésére. A vállalaton belüli kommunikációnak az ilyen helyzetekre is ki kell dolgozni egy protokollt, továbbá az is lényegi kérdés, hogy a vállalatoknak legyen egy olyan kidolgozott politikája, ami a munkavállalók betegség miatti távolmaradására vonatkozik. Továbbá azt is tisztázni kell, hogy emiatt senkit nem ér hátrányos megkülönböztetés. A vezetőknek ilyen esetekben biztosítani kell a távmunka lehetőségét, illetve a betegség miatt kialakult helyzeteket, munkával összefüggő feladatokat, azok újbóli kiosztását is rugalmasan kell kezelnie, természetesen, az alkalmazottak bevonásával. A vezetők feladata nem más, mint a világos jövőkép megfogalmazása a felsőbb vezetők és az alkalmazottak számára.

Munkahelyi kapcsolatok erősítése, közösségi terek kialakítása

A vállalati kommunikációnak célba kell érnie, ez a munkahelyi kapcsolatok erősítésén is mérhető eredményeket mutat. Amennyiben a munkatársak nem széthúznak, hanem összetartanak, úgy jobban be tudják fogadni az új protokollt, a távolságtartásra vonatkozó új szabályokat.

Az irodába való visszatérés már csak azért is szokatlan lehet, mivel az is elképzelhető, hogy azok, akik korábban együtt dolgoztak, a visszatérést követően más irodába kerülhetnek. A vezetők feladata az, hogy a cégen belül minden teret kihasználjanak, esetenként az üresen álló tárgyalótermeket is irodaként rendezzék be, hogy minél jobban be lehessen tartani a távolságtartásra vonatkozó szabályokat. Ott, ahol a kommunikáció világos volt, ahol a felső vezetők új vállalati kultúrát alakítottak ki a munkavállalók bevonásával, nem jelent problémát a közösségi terek megváltozása, kibővítése.

Az egészségügyi előírások kommunikációja

A kommunikációnak nem pusztán a közösségi terekre, a távolságtartásra kell kitérnie, hanem az egészségügyi előírások ismertetésére is. A munkahelyi magatartás változásairól – például kerüljük a kézfogást, puszilkodást – szóló kommunikáció kidolgozása és a munkavállalókkal történő ismertetése, megkönnyítheti azok betartását. A vezetőnek nem más a feladata, minthogy érthető kommunikáció révén megértesse, elfogadtassa a dolgozókkal az egészségügyi előírások – gyakori kézfertőtlenítés, az étkezőben, konyhában való rendszeres, alapos takarítás, fertőtlenítés, a maszkok, kesztyűk használata – fontosságát és azok betartását.

Motivációk, ösztönzők az irodába való visszatéréshez

Sokan ódzkodnak visszatérni az irodába. A világos kommunikáció mellett, éppen ezért, a motivációs protokoll kidolgozására, ösztönző eszközök, juttatások bevezetésére is szüksége lehet a vállalatoknak. A vezetőknek akár extra szolgáltatásokat, lehetőségeket is fel kell ajánlani, hogy minél nagyobb kedvvel járjanak a munkavállalók dolgozni. A tömegközlekedés elkerülését szolgálhatja, ha a cég rollereket, kerékpárokat ajánl fel a dolgozónak a munkába járáshoz.

A munkahelyeknek a munkavállalók testi és lelki jólétét is szem előtt kell tartani. Estenként szükség lehet pszichológus alkalmazására, aki segíthet a vírushelyzet megértésében, a veszteségek feldolgozásában. A testi, fizikai egészség is lényeges, így ezzel kapcsolatban is szükséges a vállatoknak protokollt kidolgozni és azokat megvalósítani.

A vállalati kommunikációnak jelentős szerepe van a munkahelyre történő visszatérésben, a bizalmi kapcsolat kialakításában, fenntartásában és a vírushelyzet miatt kialakult változások elfogadásában. A hatékony vállalati kommunikáció hozzájárul a jó munkahelyi légkör kialakításához és a produktív munkavégzéshez.

Are you lost in the proptech news and office trends?

Don't worry, we will keep you updated if you sign up here:
Valid.
Please fill out this field.
Please fill out this field.

Our Partners

Dome Facility Services Group logo Haas & Schmidt Lighting logo Irodakereso.hu logo Kinnarps logo Tungsram smart solution logo