Workplace management:
a key to the corporate competitiveness
Interjú Berky Tamással, munkakörnyezeti tanácsadónkkal

Judit Hári profil image

Berky Tamás

For almost 20 years he has been working in workplace and organization development and taking part in development projects as a consultant.

While designing a workplace, he is focusing on the integration of different fields such as HR, process management, design and service management. Therefore such workplaces will be created where design, services and IT support optimally the operation of the organization, the well-being of employees and the workplace experience. He considers it important to plan and operate workplaces based on facts and reflect the latest international trends. For this purpose, he contributes to international researches and educations related to workplace development and operation.

Besides holding an MBA and HR degree, he also has professional experience in real estate management and facility management.
He is the Hungarian organizer of Workplace Evolutionaries at the International Facility Management Association‎ (IFMA), he is a member of RICS (MRICS).

Pontosan mivel foglalkozol, mi a szakterületed, mikor és hogy indultál el ezen a pályán, mi volt a motivációd?

Menedzsment tanácsadással foglalkozom 2007 óta, ezen belül elsősorban munkahelyek kialakításával, folyamatfejlesztéssel és projektmenedzsmenttel.

Munkahelyek kialakításával és fejlesztésével szakmai szempontból azért kezdtem el foglalkozni, mert egy munkahely fejlesztése egyszerre igényli több szakterület együttműködését, integrálását, amit rendkívül izgalmasnak találok. Egy munkahely, iroda fizikai tér egyfelől, de itt valósulnak meg az operatív folyamatok, a tér kialakítása hatással van a belső együttműködésre, a munkatársak motivációjára, valamint szorosan kapcsolódik az informatikai környezethez is. Egy design brief elkészítéséhez ezért például szükség van a belsőépítészeti szempontokon túl az üzleti igények megértésére, a vállalati folyamatok átlátására, humán erőforrás és informatikai menedzsment kompetenciákra. Az egyik szempont, amiben sikeresen tudom támogatni a munkahelyeket az éppen ezen különböző területek szempontrendszereinek hatékony integrálása a tervezés és a munkahely menedzsment során.

A tanácsadás mellett vezető európai egyetemekkel is együtt dolgozom a munkahelyek kutatása, valamint a munkahelyek kialakításával és menedzsmentjével kapcsolatos képzés terén. Ezáltal a kutatási eredményeket folyamatosan be tudom építeni a konkrét projektekbe is. A képzést pedig azért tartom fontosnak, mert a munkahelyek kapcsán egy fejlődő területről beszélünk, ahol még nem alakult ki egyfajta szakmai „kánon” és szükség van a szakterületek integrálására is, mind az egyetemi képzés, mind az un. office manager és a létesítménygazdálkodási szakma területén.

Személyesen azért motivál ez a terület, mert nem élem meg jól, ha a munkahelyi környezet nem támogat megfelelően a munkámban és azt gondolom, hogy rengeteg magyar munkavállaló érez így.

Ennek oka azonban nem elsősorban az, hogy a vállalatok figyelmen kívül akarják hagyni a munkatársak szempontjait. A munkahelyek menedzsmentje egy fejlődő szakterület, ezért jellemzően a vállalatok ezeket a szempontokat egyelőre még nem gondolják végig tudatosan és kellő időben, sokszor inkább érzésekre hagyatkoznak tények helyett. A munkahellyel kapcsolatos koncepció, stratégia időben történő kialakítása, a működés folyamatos elemzése szerintem ezen hatékonyan segíthet és sok ember életére van pozitív hatással, ami a cégek számára is mérhető, például a magasabb elköteleződésben.

Mi a véleményed a hazai ingatlanpiacról, a nagyvállalatok hozzáállásáról (agilis munkahely, well-being témaköröket illetően)?

Az utóbbi években szerintem jelentős fejlődés tapasztalható, a munkavállalói élmény, a jóllét elősegítése szerintem minden HR vezető számára fontos szempont. A távmunka szintén fontos motivációs eszközzé vált, ami egyúttal lehetővé teszi az irodaterek hatékonyabb kihasználását is. A motivációs tényezők mellett az agilis menedzsment terjedése szintén fontos mozgatóerő, mivel az agilis csapatok működése a fizikai tér rugalmas kialakítását is igényli. Kétségtelen a belsőépítészeti fejlődés is, egyre több iroda van, amely a puszta fizikai jellemzőket illetően bármely fejlett ingatlanpiacon megállná a helyét. A pozitívumok mellett azonban meg kell említeni, hogy a vállalatokon belüli szakterületek gondolkodása sokszor még nem ér össze. Ezért gyakran olyan megoldások születnek, ahol a design nem megfelelően tükrözi az üzleti és munkavállalói szempontokat, így végül nem kevés pénzért egy nem optimális környezet jön létre. Sok olyan megoldás is található az irodákban, amelyek jól mutatnak ugyan, de inkább egy katalógusból kerültek oda és nem biztos, hogy megfelelnek az adott szervezet, a munkatársak valós szükségleteinek, így végső során akár bosszantók is lehetnek.

Office meeting at a meeting room

A munkahelyekkel kapcsolatos újfajta megközelítés a munkahelyet, irodát nem pusztán költségtényezőnek tekinti, hanem erőforrásnak, a motiváció, az élmény és a működés fejlesztés eszközének. Ez a gondolkodás a szakmai közbeszéd szintjén már jelen van, a valóságban azonban még jellemzőbb a költség központú megközelítés, irodafejlesztés, az irodapiac gyors és jelentős bővülése is inkább ezt a szempontot helyezte előtérbe. A fejlesztők nyilván kerülik a kockázatokat, nem bíznak benne, hogy a magasabb minőséget megfizetik, így végső soron zömében megszokottnak tekinthető irodaházak születnek. A munkaerőpiaci és irodapiaci verseny erősödésével azonban ebben is elindult egy változás.

Milyen fő problémákat látsz a hazai irodákban? Mik azok a területek amiken fejleszteni kellene? Mire kellene felhívni a nagyvállalatok, SSC-k figyelmét?

Az iroda fizikai környezete nem független a szervezeti működéstől, alapvető hatása van a motivációra, az egészségre, a napi teljesítményre. Az, hogy az iroda valóban az adott cég működésére van szabva, meghatározza az iroda kihasználtságát is, ami az üzemeltetési költségen és bérleti díjon keresztül könnyen megfogható veszteséggel járhat. Azt is érdemes megemlíteni, hogy a napi munkavégzés során számos különböző tér és eszközigényű tevékenységet végzünk, eltérő a személyiségünk, a napi ritmusunk, a fizikai környezettel való kapcsolatunk. Ami valakit motivál, az mást zavar. Az általános tanulság ezért az, hogy a munkahely kialakítását nem pusztán trendek, vagy jól kinéző minták alapján kell megtenni, hanem tény alapon, azaz meg kell vizsgálni, hogy milyen tevékenységeket végeznek az irodában, hogyan épül fel a munkatársak egy napja és hogyan lehet őket optimálisan támogatni. A tevékenységek és munkatársak sokszínűsége miatt nincs egyfajta optimális környezet, hanem különböző térbeli lehetőségeket és szolgáltatásokat kell kínálni a munkatársaknak. Azt, hogy pontosan mit, viszont a szervezet jelenlegi működéséhez, jövőbeni céljaihoz és a brand-hez kell szabni. Lényeges az is, hogy mivel az üzleti környezet folyamatosan változik, ezért a működést, az iroda használatát is érdemes mérni, nyomon követni. A fizikai környezet mellett érdemes egy ehhez szervesen kapcsolódó digitális környezetet is létrehozni, amely támogatja a munkatársakat például munkaállomás foglalásában , az együttműködésben vagy éppen az aznap elérhető menü és wellbeing szolgáltatások elérésében.

Van bármilyen konkrét tapasztalatood vagy ügyfélsztorid?

Talán azt érdemes kiemelni, hogy a munkakörnyezet „alulról jövő”, a munkatársak és napi folyamatok szempontjából történő átvizsgálásával akár pár nap alatt is lehet olyan konkrét javaslatokra jutni, amelyek érdemben hathatnak például a fluktuációra. Egy vagy két hónapos vizsgálatokkal és munkahely koncepció alkotással pedig a tervezés fázisában lehet az irodai költségek és a munkavállalók elköteleződése szempontjából mérhetően hatékonyabb megoldásokat létrehozni, elkerülve a később költségek változtatásokat vagy üresen álló irodatereket. Az első esetre egy személyes példát tudok említeni, amikor szakértőként egy jelentős termelőüzemhez kapcsolódó létesítménygazdálkodási szolgáltatásban dolgozók körülményeit kell vizsgálni a jelentős fluktuáció miatt és rövid idő alatt sikerült olyan konkrét, a napi folyamatokban eszközölhető megoldásokat találni, amelyek ezen tudtak változtatni. A második esetre példaként említhető egy jelentős pénzügyi szolgáltató esete, ahol a tervezővel és az ingatlanügynökséggel együttműködve alakítottuk ki az új munkahely koncepcióját. Ez megalapozza, hogy egy korábban dedikált munkaállomásokból álló munkahely egy rugalmasabb, agilisabb munkahely irányába mozduljon el. Az említett esetben rövid idő alatt kellet felméréseket végezni, megérteni az üzleti működést.

Úgy érzed, elvesztél a proptech hírek és irodatrendek között?
Ne aggódj, mi tájékoztatunk a legfontosabb hírekről, ha feliratkozol itt:
Érvényes.
Kérjük, töltsd ki ezt a mezőt!
Kérjük, töltsd ki ezt a mezőt!

Partnereink

Dome Facility Services Group logo Haas & Schmidt Lighting logo Irodakereso.hu logo Kinnarps logo Tungsram smart solution logo